Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber (m/w/d)
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist:
LogiTel GmbH
Kornstieg 13
24537 Neumünster
Telefon: +49 4321 3337600
Handelsregister: HRB 14961 KI
Registergericht: Amtsgericht Kiel
E-Mail: datenschutz@logitel.de
2. Datenschutzbeauftragter
Für Fragen zum Datenschutz und zur Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten kannst Du Dich an unseren externen Datenschutzbeauftragten wenden:
bk systems Datenschutz GmbH
Marie-Curie-Straße 1–3
24568 Kaltenkirchen
E-Mail: datenschutz@logitel.de
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten, um Deine Bewerbung entgegenzunehmen, zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Dazu gehören insbesondere die Beurteilung Deiner fachlichen und persönlichen Eignung im Hinblick auf die ausgeschriebene Stelle, die Kommunikation mit Dir, die Organisation von Vorstellungsgesprächen und die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Die Verarbeitung erfolgt, soweit die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind, auf folgenden Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG
zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Prüfung Deiner Bewerbung und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
soweit die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, insbesondere handels-, steuer- oder arbeitsrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist und Deine Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen. Dies betrifft insbesondere die Dokumentation des Bewerbungsverfahrens sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
soweit Du uns eine Einwilligung erteilst. Dies gilt insbesondere für die Aufnahme Deiner Bewerbungsunterlagen in unseren Talent Pool oder für die Berücksichtigung Deiner Bewerbung bei zukünftigen Stellenausschreibungen.
Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG
sofern Du uns besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Angaben zu einer Schwerbehinderung oder Gesundheitsdaten) übermittelst und deren Verarbeitung für die Ausübung von Rechten oder die Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht erforderlich ist.
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
- Vor- und Nachname
- Geschlecht (optional), soweit angegeben
- Kontaktdaten, insbesondere E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Wohnort
- Bewerbungsunterlagen, insbesondere Anschreiben, Zeugnisse, Zertifikate und sonstige Nachweise (optional). Der Lebenslauf, bei den Ausbildungsstellen auch der Schulabschluss, sind verpflichtend
- Gehaltsvorstellungen und frühester Eintrittstermin, soweit angegeben oder für die konkrete Stelle erforderlich
- Angaben in Hinblick auf die angestrebte Position und zum bisherigen Bewerbungsverlauf
- Kommunikationsdaten aus dem Bewerbungsverfahren
- Informationen aus Vorstellungsgesprächen und sonstigen Auswahlgesprächen, soweit diese für das Bewerbungsverfahren erforderlich sind
- Sonstige Informationen, die Du uns im Zusammenhang mit Deiner Bewerbung freiwillig zur Verfügung stellst.
Sofern Deine Bewerbungsunterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, beispielsweise Gesundheitsdaten oder Angaben zu einer Schwerbehinderung, verarbeiten wir diese nur, soweit dies im Einzelfall erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist. Der Zugriff auf solche Angaben wird auf die hierfür erforderlichen Personen beschränkt.
Bitte übermittle uns grundsätzlich nur solche personenbezogenen Daten, die für Deine Bewerbung relevant sind.
5. Einsatz von Personio und KI-gestützten Funktionen
5.1 Bewerbungsmanagement mit Personio
Für die Verwaltung und Durchführung unseres Bewerbungsverfahrens nutzen wir die Recruiting- und Personalmanagement-Plattform Personio.
Dabei werden Deine Bewerbungsdaten insbesondere zur Erfassung, Verwaltung und Bearbeitung Deiner Bewerbung sowie zur Kommunikation innerhalb des Bewerbungsverfahrens verarbeitet.
Personio wird insoweit als Dienstleister für die LogiTel GmbH eingesetzt. Soweit Personio personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
Personenbezogene Daten werden ausschließlich auf Systemen verarbeitet, für die angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten getroffen wurden. Soweit Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt dies ausschließlich auf Grundlage der datenschutzrechtlichen Vorgaben und entsprechender vertraglicher Vereinbarungen.
5.2 Drittlandübermittlungen
Für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens setzen wir unterstützende IT-Systeme und Dienstleister ein, insbesondere die Bewerbermanagement- und Personalmanagement-Plattform Personio. Diese Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Personio bietet Recruiting- und Personalmanagementdienste einschließlich KI-gestützter Funktionen an.
Soweit im Einzelfall eine Verarbeitung oder ein Zugriff auf personenbezogene Daten durch Dienstleister in Staaten außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittländer) erfolgt, stellen wir sicher, dass die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO eingehalten werden. Dies erfolgt insbesondere durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, den Einsatz zusätzlicher technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen oder auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission.
Wir achten darauf, dass eine etwaige Datenübermittlung nur erfolgt, soweit dies für die Bereitstellung der jeweiligen Dienste erforderlich ist und ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet wird.
Weitere Informationen zu den von uns eingesetzten Dienstleistern und den dabei getroffenen Datenschutzmaßnahmen kannst Du auf Anfrage erhalten.
5.3 Einsatz von KI-gestützten Funktionen
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können wir KI-gestützte Funktionen zur Unterstützung administrativer und organisatorischer Tätigkeiten sowie zur Aufbereitung und Analyse bewerbungsbezogener Informationen einsetzen. Dies kann insbesondere die Zusammenfassung von Informationen, die strukturierte Aufbereitung von Bewerbungsunterlagen und die Unterstützung bei der Bearbeitung von Texten umfassen. Die Funktion des automatisierten Screenings („Automatic Screening“) wird bei der LogiTel GmbH nicht eingesetzt.
Soweit hierfür KI-Funktionen innerhalb von Personio eingesetzt werden und dabei personenbezogene Bewerbungsdaten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen der jeweils festgelegten Zwecke und unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen.
Die Ergebnisse solcher Funktionen dienen der Unterstützung unserer Mitarbeitenden. Sie werden im erforderlichen Umfang durch die zuständigen Mitarbeitenden geprüft und eingeordnet.
5.4 Menschliche Entscheidungsfindung
Entscheidungen über die Einladung zu Vorstellungsgesprächen, die weitere Berücksichtigung im Auswahlverfahren, eine Absage oder die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses werden von den zuständigen Mitarbeitenden der LogiTel GmbH getroffen.
Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nach unserem vorgesehenen Bewerbungsprozess nicht statt.
Die menschliche Prüfung und Entscheidung bleiben auch dann erforderlich, wenn KI-gestützte Funktionen bei der Aufbereitung oder Analyse von Informationen unterstützen.
5.5 Weitere KI-Anwendungen
Die LogiTel GmbH kann darüber hinaus weitere KI-gestützte Anwendungen (Microsoft Copilot, Zendesk AI, Zendesk Copilot oder vergleichbare Systeme) für allgemeine betriebliche Zwecke einsetzen. Eine Verarbeitung Deiner Bewerbungsdaten durch solche Anwendungen erfolgt nur, soweit dies für einen festgelegten Zweck erforderlich ist und hierfür eine geeignete datenschutzrechtliche Grundlage besteht.
Bewerbungsunterlagen oder andere personenbezogene Bewerbungsdaten dürfen nicht ohne vorherige Prüfung der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit in externe KI-Anwendungen eingegeben werden.
Soweit externe Dienstleister personenbezogene Bewerbungsdaten verarbeiten, prüfen wir die jeweils erforderlichen vertraglichen, technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen. Erforderliche Garantien für Übermittlungen personenbezogener Daten in Drittländer werden berücksichtigt.
6. Empfänger Deiner personenbezogenen Daten
Zugriff auf Deine personenbezogenen Daten erhalten nur Personen und Stellen, die diese Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen benötigen.
Hierzu gehören insbesondere:
- die mit Personalaufgaben betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung. Auszubildende der Personalabteilung erhalten nur insoweit Zugriff, wie dies für ihre Ausbildung erforderlich ist und stets unter Anleitung sowie Vertraulichkeitsverpflichtung (Need-to-know-Prinzip).
- Führungskräfte und zuständige Fachverantwortliche der jeweiligen Fachbereiche
- die Geschäftsführung, soweit sie in den Auswahl- oder Entscheidungsprozess eingebunden ist
- Personio als Dienstleister für das Bewerbungsmanagement sowie gegebenenfalls dessen vertraglich eingebundene Unterauftragnehmer
- weitere technische Dienstleister, soweit sie im konkreten Fall rechtmäßig in die Verarbeitung eingebunden werden
- der Datenschutzbeauftragte, soweit dies für die Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist.
Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht, eine gesetzliche Verpflichtung vorliegt oder Du wirksam eingewilligt hast.
Soweit eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt oder ein entsprechender Zugriff aus solchen Staaten ermöglicht wird, erfolgt dies nur unter Beachtung der hierfür geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen.
7. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern Deine personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten beziehungsweise sonstige rechtlich anerkannte Gründe eine weitere Speicherung rechtfertigen.
7.1 Wenn keine Einstellung erfolgt
Wenn Deine Bewerbung nicht zu einer Einstellung führt, speichern wir Deine Bewerbungsunterlagen grundsätzlich bis zu sechs Monate nach Mitteilung der ablehnenden Entscheidung.
Die Speicherung dient insbesondere der erforderlichen Dokumentation des Bewerbungsverfahrens sowie der Geltendmachung oder Abwehr möglicher Rechtsansprüche, beispielsweise im Zusammenhang mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Nach Ablauf dieser Frist werden Deine Bewerbungsdaten gelöscht, sofern keine konkreten Umstände eine längere Speicherung rechtfertigen, beispielsweise ein bereits geltend gemachter Rechtsanspruch oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. In diesen Fällen beschränken wir die Speicherung auf den erforderlichen Umfang und Zeitraum.
7.2 Talent Pool
Sofern wir Dir die Aufnahme in unseren Talent Pool anbieten und Du ausdrücklich einwilligst, verarbeiten wir Deine hierfür erforderlichen Bewerbungsdaten, um Dich bei zukünftigen passenden Stellenangeboten berücksichtigen zu können.
Die Aufnahme in den Talent Pool erfolgt freiwillig und ist keine Voraussetzung für die Teilnahme am laufenden Bewerbungsverfahren.
Die Speicherung im Talent Pool erfolgt für maximal sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern Du Deine Einwilligung nicht vorher widerrufst.
Du kannst Deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nach dem Widerruf werden die auf dieser Einwilligung beruhenden Daten gelöscht, sofern keine andere Rechtsgrundlage eine weitere Speicherung erlaubt oder rechtlich erforderlich macht.
7.3 Wenn eine Einstellung erfolgt
Wenn Du bei uns eingestellt wirst, übernehmen wir diejenigen Daten aus Deiner Bewerbung in unsere Personalverwaltung, die für die Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Die weitere Speicherung richtet sich nach dem jeweiligen Zweck sowie den anwendbaren gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten.
Nicht mehr erforderliche Bewerbungsunterlagen und sonstige Daten werden gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder ein anderer rechtlich anerkannter Grund für eine weitere Speicherung besteht.
Für unterschiedliche Datenarten können unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gelten. Eine pauschale Aufbewahrung sämtlicher Bewerbungsunterlagen für die gesamte Dauer der Personalaktenaufbewahrung erfolgt nicht allein deshalb, weil ein Beschäftigungsverhältnis zustande gekommen ist.
8. Deine Rechte
Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen stehen Dir hinsichtlich der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten insbesondere folgende Rechte zu:
- Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
- Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO
- Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
- Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
- Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind
- Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO, soweit die Voraussetzungen hierfür vorliegen
- Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft.
Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die bis zum Widerruf auf Grundlage der Einwilligung erfolgt ist.
Soweit Du Deine Rechte geltend machen möchtest, kannst Du Dich an die LogiTel GmbH oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
Du hast außerdem das Recht, Dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.
9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Du kannst Dich jederzeit bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.
Für die LogiTel GmbH mit Sitz in Schleswig-Holstein ist insbesondere folgende Aufsichtsbehörde zuständig:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98
24103 Kiel
Website: https://www.datenschutzzentrum.de
Das Recht, eine Beschwerde einzureichen, besteht unbeschadet anderer verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.
10. Bereitstellung Deiner Daten
Die Bereitstellung derjenigen personenbezogenen Daten, die für die Bearbeitung Deiner Bewerbung und die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, ist notwendig, damit wir Deine Bewerbung prüfen können.
Wenn Du erforderliche Angaben nicht bereitstellst, kann dies dazu führen, dass wir Deine Bewerbung nicht oder nicht vollständig bearbeiten können.
Die Bereitstellung Deiner personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich freiwillig. Eine gesetzliche Verpflichtung, eine Bewerbung einzureichen oder sämtliche im Bewerbungsverfahren abgefragten Angaben zu machen, besteht nicht. Gesetzliche Pflichten zur Bereitstellung bestimmter Daten können sich im Einzelfall aus besonderen Umständen ergeben.
11. Herkunft der Daten
Grundsätzlich verarbeiten wir die personenbezogenen Daten, die Du uns im Rahmen Deiner Bewerbung selbst zur Verfügung stellst.
Soweit wir im Einzelfall personenbezogene Daten aus anderen Quellen erhalten, beispielsweise von ausdrücklich benannten Referenzpersonen oder im Rahmen zulässiger Rückfragen bei früheren Arbeitgebern, informieren wir Dich darüber, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
Die Verarbeitung solcher Daten erfolgt nur, soweit hierfür eine geeignete datenschutzrechtliche Grundlage besteht.
12. Änderungen dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, wenn sich die rechtlichen Anforderungen, unsere Verarbeitungsprozesse oder die eingesetzten Systeme ändern.
Für die jeweilige Verarbeitung gelten die maßgeblichen Informationspflichten der Datenschutz-Grundverordnung. Soweit erforderlich, stellen wir Dir aktualisierte Informationen rechtzeitig zur Verfügung.
Ergänzend gilt unsere allgemeine Datenschutzerklärung:
https://www.logitel.de/datenschutz.html